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Das Firmenbüro kaufen oder mieten: Die Vor- und Nachteile beider Varianten

Wer für seine Firma ein Büro benötigt und dieses aus praktischen Gründen nicht auf seinem privaten Grundstück führen kann oder möchte, hat zwei Alternativen: Entweder mietet er passende Räumlichkeiten oder er erwirbt sie direkt.

Steuerlich haben beide Varianten spezifische Vor- und Nachteile, die man sich bewusst machen sollte. In vielen Steuertipps für Unternehmer heißt es deshalb auch korrekterweise, dass es vor allem von der Größe der Räumlichkeiten abhängt, welche Variante vorteilhafter ist. 

Firmenbüros sind gewerbliche Räume 

Wenn ein Unternehmer Räumlichkeiten anmietet, muss er aus rechtlichen Gründen aufpassen, dass es sich um einen gewerblichen Mietvertrag handelt. So wäre es beispielsweise zwar denkbar, eine Privatwohnung zu diesem Zweck zu mieten, doch auch in diesem Fall muss die gewerbliche Nutzung im Mietvertrag klar vermerkt sein, denn ansonsten bekommen sowohl der Vermieter als auch der Mieter Schwierigkeiten bei der Erstellung der Steuererklärung, weil Vermietung bzw. Miete von gewerblichen Räumen anders abgerechnet werden als die von Privatwohnungen. 

Ein Büro mieten: Die steuerlichen Vorteile 

Wenn man ein Büro mietet, gelten die monatlichen Zahlungen an den Vermieter als Betriebsausgaben und dürfen in der Folge von der Steuer abgesetzt werden. Die Höhe der zu versteuernden Gewinne reduziert sich in der Folge deutlich. Die Belegpflicht für die Miete ist zudem denkbar unkompliziert: Es reichen der Mietvertrag sowie die Kontoauszug in Kopie (als Nachweis des Zahlungswegs), um den Abzug geltend machen zu können. 

Die Nachteile der Miete 

Die Miete eines Büros hat eine Vielzahl von Nachteilen, die allerdings die steuerlichen Fragen nur indirekt berühren. So gibt es beispielsweise kaum gesetzliche Vorgaben darüber, wie ein solcher Mietvertrag tatsächlich auszusehen hat. Es gibt keine Sozialklauseln, keine Mindestvertragslaufzeit und die Miethöhe ist nicht vorgeschrieben. Für die Steuer ist allerdings ein anderer Punkt von wesentlicher Bedeutung: In aller Regel wird auf Vermietungen und Verpachtungen keine Mehrwertsteuer erhoben - mit der Ausnahme der gewerblichen Vermietung. Das Umsatzsteuergesetz schreibt diesbezüglich 19 Prozent vor. Der Steuervorteil wird also wieder gemindert. Die 19 Prozent können über den Vorsteuerabzug jedoch geltend gemacht werden. 

Ein Büro kaufen: Die Vorteile 

Wer das Büro erwirbt, kann die monatlichen Kosten nicht absetzen. Steuerrechtlich werden die Büroräume meist dem Betriebsvermögen zugerechnet, was sich nämlich mittel- und langfristig als vorteilhaft erweist. Die sogenannte "Absetzung für Abnutzung" (AfA) steigt in diesem Fall nämlich auf drei Prozent jährlich an. Dies bezieht sich nicht nur auf den Teilwert des Büros, sondern auf das gesamte Betriebsvermögen. Sind die Büroräume nicht sonderlich groß und liegen in keiner begehrten Lage, erhöhen sie das Betriebsvermögen nicht über die Gebühr und die erhöhte AfA bedeutet einen echten Vorteil. Zudem können die Kosten für den Erwerb zumindest teilweise als Werbungskosten abgesetzt werden. 

Die Nachteile beim Kauf 

Wer in Deutschland eine gewerbliche Immobilie kauft oder verkauft, muss eine Grunderwerbssteuer bezahlen. Diese wird von den Bundesländern separat festgelegt. Die meisten Länder entscheiden sich allerdings dafür. Dass Käufer und Verkäufer 3,5 Prozent des Kaufpreises an das Finanzamt abführen müssen. Ausnahmen sind Berlin, Hamburg und Sachsen-Anhalt. Die Steuer liegt hier bei 4,5 Prozent.