Was darf umgelegt werden? – Umlagefähige Betriebskosten richtig einordnen
Betriebskosten gehören zu den wichtigsten laufenden Ausgaben eines Mietobjekts. Damit Vermieter diese Kosten rechtssicher auf Mieter verteilen können, müssen sie im Mietvertrag vereinbart und gesetzlich umlagefähig sein. Dieser Überblick zeigt, welche Kostenarten umlagefähig sind, wie sie korrekt zugeordnet werden und welche Posten nicht auf die Mieter übertragen werden dürfen.
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Umlagefähige Betriebskosten nach § 2 BetrKV
Die Betriebskostenverordnung definiert klar, welche Positionen umlagefähig sind. Dazu gehören u. a.:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung (Verbrauch, Grundgebühren)
- Heiz- und Warmwasserkosten
- Müllentsorgung
- Hausreinigung & Gartenpflege
- Straßenreinigung & Winterdienst
- Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
- Hauswart (ohne Reparaturanteil)
- Aufzugskosten
- Gebäudeversicherung (ohne Haftpflicht oder Hausratanteile)
Wichtig ist, dass die Kosten dem Gebäude oder Grundstück unmittelbar zugeordnet werden können und nicht durch andere vertragliche Leistungen vermischt sind.
Nicht umlagefähige Kosten
Diese Positionen dürfen nicht auf Mieter übertragen werden:
- Verwaltungskosten
- Reparaturen & Instandhaltung
- Anschaffung von Geräten (z. B. neuer Rasenmäher)
- Bankgebühren oder Rücklastkosten
- Rechtsberatung & Mahnkosten
Werden solche Kosten dennoch in die Abrechnung aufgenommen, können Mieter sie beanstanden – ein häufiger Grund für Einwendungen bei Nebenkostenabrechnungen.
Kosten richtig zuordnen – der häufigste Fehler im Vermieteralltag
Besonders problematisch wird es, wenn umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen in einer Summe zusammengefasst werden. Beispiel: Ein Hausmeister erledigt Gartenpflege und kleinere Reparaturen. Seine Arbeitszeit muss getrennt dokumentiert werden, da der Reparaturanteil nicht umgelegt werden darf.
Auch Versicherungen, Wartungsverträge und externe Dienstleistungen sollten stets nach Kostenarten getrennt verbucht werden.
Verteilerschlüssel prüfen
Die Umlage ist nur korrekt, wenn ein klarer, vertraglich festgelegter Verteilerschlüssel genutzt wird. Üblich sind:
- Wohnfläche (m²)
- Personenzahl
- Wohneinheiten
- verbrauchsabhängige Verteilung (z. B. bei Heizung)
Ein Wechsel des Verteilerschlüssels während der Abrechnungsperiode ist unzulässig – ein häufiger Fehler in der Praxis.
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