Dokumentation der Wohnungsübergabe – Protokoll, Fotos & Zählerstände

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Übergabeprotokoll – Grundlage der Dokumentation

Das Übergabeprotokoll ist das zentrale Dokument der Wohnungsübergabe. Es hält fest, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde und welche Vereinbarungen beide Seiten getroffen haben.

• Angaben zu Objekt, Wohnung, Datum und Art der Übergabe (Einzug, Auszug, Zwischenabnahme).
• Nennung der Beteiligten (Vermieter/Vertreter, Mieter, ggf. Zeugen).
• Übersicht über alle Räume inklusive Keller, Abstellräume, Stellplätze.
• Zusammenfassung von Mängeln, Besonderheiten und Absprachen.
• Platz für Unterschriften aller Beteiligten.

Wichtig ist, dass das Protokoll während der Übergabe gemeinsam ausgefüllt wird. Nur so können beide Seiten Ergänzungen einbringen und den Inhalt durch ihre Unterschrift bestätigen.

Zählerstände – Verbrauch klar trennen

Zählerstände sind ein zentraler Baustein der Dokumentation, damit Verbrauchskosten klar vom Vormieter zum Nachmieter abgegrenzt werden können. Sie sollten bei Einzug und Auszug immer gemeinsam abgelesen und ins Protokoll übernommen werden.

• Alle relevanten Zähler erfassen (z. B. Strom, Gas, Wasser, ggf. Heizungszähler).
• Zählernummer, aktuellen Stand und Datum notieren.
• Wenn möglich, Zählerstände zusätzlich mit Fotos belegen.
• Protokoll und Fotos so ablegen, dass sie später bei Nachfragen der Versorger verfügbar sind.

Gerade bei späteren Abrechnungsfragen ist die Kombination aus schriftlichem Eintrag und Foto mit sichtbarer Anzeige sehr hilfreich.

Mängel dokumentieren – objektiv & nachvollziehbar

Nicht jede Gebrauchsspur ist ein Schaden. Umso wichtiger ist eine klare und sachliche Dokumentation von Mängeln. So lässt sich später nachvollziehen, welche Schäden bereits bei Einzug vorhanden waren und welche während des Mietverhältnisses entstanden sind.

• Beschreiben Sie Mängel konkret (Ort, Art, Umfang) anstatt allgemeiner Formulierungen.
• Fügen Sie nach Möglichkeit Fotos aus unterschiedlichen Perspektiven hinzu.
• Vermerken Sie im Protokoll, ob ein Mangel bereits beim Einzug vorhanden war.
• Halten Sie Vereinbarungen zur Behebung (wer, bis wann) schriftlich fest.

Je detaillierter die Beschreibung, desto geringer ist die Gefahr, dass es später zu unterschiedlichen Erinnerungen oder Einschätzungen kommt.

Fotos & digitale Dokumentation – Ergänzung zum Protokoll

Ein schriftliches Protokoll lässt sich durch Foto- und ggf. Videoaufnahmen sinnvoll ergänzen. Sie geben einen schnellen visuellen Eindruck vom Zustand der Wohnung zum Übergabezeitpunkt.

• Übersichtsaufnahmen jedes Raums (Boden, Wände, Decke, Fenster, Türen).
• Detailfotos von auffälligen Stellen (z. B. Kratzer, Flecken, Schäden).
• Fotos von Zählerständen mit erkennbarer Zählernummer.
• Ablage in einem strukturierten Ordner mit Objektname, Datum und Art der Übergabe.

Wichtig ist, dass Fotos unverändert gespeichert werden und sich später dem jeweiligen Übergabeprotokoll klar zuordnen lassen.

Aufbewahrung & Nachvollziehbarkeit – Unterlagen sicher sichern

Übergabedokumente sind oft noch Jahre später relevant – etwa bei Streit über Schäden oder Betriebskosten. Eine geordnete Ablage ist daher unverzichtbar.

• Protokolle, Fotos und Schriftverkehr in einem Objektordner bündeln (digital oder physisch).
• Dateien eindeutig benennen (z. B. „Wohnung XY – Einzug – 2025-03-01 – Übergabeprotokoll“).
• Unterlagen mindestens bis zur abschließenden Kautionsabrechnung aufbewahren – häufig länger.
• Regelmäßig Sicherheitskopien digitaler Dokumente erstellen.

Je klarer und vollständiger die Dokumentation, desto leichter lassen sich Ansprüche begründen oder entkräften, falls es doch zu Unstimmigkeiten kommt.